Чому не потрібно чекати до останньої хвилини, щоб подати тендерну пропозицію?

Причина № 1 полягає в тому, що синхронізація з основною базою даних займає багато часу.

Деяким учасникам може не вистачати часу, щоб заповнити тендерну пропозицію (ТП) і подати її. Водночас усі учасники мають пам’ятати та розуміти важливість планування наперед. Подання ТП не варто відкладати на останній момент. Потрібен час, щоб електронний майданчик оновив центральну базу даних усім, що завантажили постачальники. Ви можете бути впевнені, що ваш прозоро тендер залишатиметься невідкритими до завершення успішної транзакції. У більшості випадків споживач до останнього не дізнається, скільки людей бере участь в аукціоні, як у випадку з «українськими відкритими торгами». Документи таких продавців будуть доступні для перевірки лише після завершення аукціону.

Причина № 2: Подана тендерна пропозиція може бути переглянута в будь-який момент.

Після завершення транзакції ці зміни, звичайно, будуть відомі громадськості. Але на додаток до цього всі користувачі Facebook теж можуть бачити історію публікацій, які були відредаговані. Якщо ви почнете завантажувати документи відразу після їх обробки та підготовки, це допоможе вам заощадити значну кількість часу, коли прийде час подавати повний ТП безпосередньо перед кінцевим терміном. Однак вам не слід чекати завантаження інших частин пропозиції до останньої хвилини; скоріше, ви повинні зробити це принаймні за кілька годин, десь від трьох до шести годин, і ви повинні взяти до уваги найактуальніші рекомендації, зроблені ProZorro.

Причина № 3: Ви повинні дати собі достатньо часу, щоб знайти та ретельно вивчити будь-які «пастки», приховані всередині тендерної документації.

Зазвичай доцільно уважно прочитати ТД (тендерну документацію). Клієнти, які дуже креативні, розкидають «пастки» по всій тендерній документації. Навіть у проєкт договору сторони можуть вимагати включити певні формулювання щодо доставки документів. Це означає, що той, хто відповідає за складання ТП, повинен уважно прочитати його перед подачею. Коли говориться «всі», мається на увазі повний обсяг ТД, включаючи всі примітки, а не лише ту частину, яка визначає стандарти прийнятності. Під час моніторингу ви можете, наприклад, переглянути всі матеріали та скласти список у стовпці умов, які ви виконуєте, перш ніж відкривати матеріали, надані учасниками, і відмічати наявні.

Якщо учасник торгів усвідомлює, що він не зможе надати необхідні дозволи, він не повинен витрачати свій час, енергію чи гроші на ризик програшу тендеру. Надзвичайно необхідно зробити очевидним, що ви дотримуєтеся правил: якщо вони вимагають «сертифікат», то ви повинні надати його, а не «заяву» в надії, що цього буде достатньо самого по собі. Це тому, що це надзвичайно важливо.

Ці правила стосуються не лише Прозорро закупівель, а й Прозоро продажі. Ніколи не відтягуйте подачу заявки до самого завершення тендеру чи аукціону.